Task Mining: a solução para melhorias e gerenciamento das operações

Mulher madura tarabalhando ao fundo, enquanto ludicamente um mapa de processo aparece em primeiro plano.

Neste ano de 2022, estamos falando em metaverso, criptomoedas, NFTs, carros autônomos e viagens ao espaço. Alguém aí previa todas essas inovações acontecendo tão rápido? Ou parece que elas simplesmente viraram realidade num piscar de olhos?

A verdade é que as grandes mudanças hoje são exponenciais, no começo parece que nada está acontecendo, até chegar a um ponto de flexão onde tudo acelera e quem não estava preparado, fica atrás. Estamos presenciando o surgimento de inovações que mudam as regras no mundo da arte, da ciência, da tecnologia, da geografia e dos negócios. 

Grandes empresas, operações gigantescas, pessoas que fazem a roda girar, o dinheiro entrar. Para isso acontecer, processos são criados, com atividades diárias, interdependências e ”simples tarefas”. Tarefas que parecem simples, mas colocam muita coisa na mesa. Quando bem planejadas, executadas geram o sucesso, a agilidade, a harmonia, o lucro. Quando mal, colocam em risco uma operação inteira, ou geram cansaço excessivo, retrabalho e mais tarefas. Por isso que, de tempos em tempos, é sabido para todas as grandes empresas a necessidade de serem analisadas, entendidas e melhoradas para capturar ineficiências, mudanças e atualizações.  

Como?

A maioria das grandes operações perguntam aos próprios funcionários como eles realizam suas atividades, com a expectativa de que seja possível mapear como os processos são executados, projetar o cenário ideal e identificar planos de ação para reduzir custos e explorar as oportunidades de melhorias. 

Agora pense comigo nessas milhares de pessoas que são entrevistadas, desde o agendamento, a entrevista, ao compilamento disso tudo para análise e conclusões. Provavelmente, no melhor cenário, quando esse resultado ficar pronto, provavelmente as pessoas já terão modificado alguma característica de trabalho, ou algum funcionário peça-chave poderá ter trocado de cargo, saído da empresa. Ou seja, esse procedimento que é extremamente demorado e caro, se torna pouco eficiente. Nenhum ser humano é capaz de memorizar com exatidão o que faz no dia a dia, de que maneira faz, e ainda citar detalhes que muitas vezes são os mais importantes para identificar oportunidades.

As operações mudam o tempo todo, novos processos são criados, novas pessoas entram e saem, começam novas formas de fazer as tarefas, cada ineficiência e mudança mal gerenciada, pode significar mais custos e menos eficiência. Esses dois pontos são essenciais para o sucesso de uma grande empresa, principalmente para os setores transacionais, em que a performance é qualificada por agilidade, volume e menor custo.

E qual seria a solução para melhorias e bom gerenciamento de uma operação?

É agora que entramos no Task Mining: a inovação que permite a visualização de tarefas que são executadas em toda a operação em tempo real. Explico: todas as atividades geram pegadas online e dados de como estão sendo realizados, os caminhos que estão sendo percorridos para a roda girar. Todo esse processo de entrevistas subjetivas, fluxogramas manuais e investigação artesanal substituído pela assertividade dos rastros, da leitura e poder da IA que lê e categoriza os dados de todas as tarefas desempenhadas.

Uma poderosa ferramenta para as operações transacionais, entregando diretamente o valor dos dados para sustentação real da melhoria contínua, minerando as tarefas e exibindo as concentrações de esforço com foco em automação. Só a inteligência artificial consegue entregar oportunidades que não são identificáveis a olho nú e que jamais seriam descobertas de outra forma. 

Neste mundo de agora, em que a mudança chega antes mesmo de se ver, é necessário muito suporte tecnológico quando o assunto é operação, pessoas e eficiência. Processos artesanais, manuais e demorados deixam as empresas para trás. 

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